Ab dem 1.1.2025, mit Übergangsregelungen bis 2028, müssen alle Unternehmen für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten sowie rechtssicher archivieren können. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen Format (strukturierter XML-Datensatz) erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung nach EUEU Europäische Union-Richtlinie 2014/55 ermöglicht. Standardisierte Formate in Deutschland sind „ZUGFeRD“-Rechnungen als sogenanntes hybrides Format sowie die „XRechnung“ als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Wichtig: Eine reine PDF-Datei gilt somit nicht als E-Rechnung!
Die E-Rechnung bringt erhebliche Vorteile mit sich. Sie hilft, Kosten und Zeit sparen, sorgt für effizientere Workflows mit besserer Zuverlässigkeit und Verarbeitung, ermöglicht verlässliche Prüfung und Kontrolle und schont zudem Ressourcen. Die kommende E-Rechnungspflicht und die Vorteile der E-Rechnung sind bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Freiberuflerbüros derzeit noch wenig bekannt. Daher ist davon auszugehen, dass auch viele Architekturbüros in ihrem Rechnungswesen noch unzureichend vorbereitet sind. Dies kann erhebliche Herausforderungen und möglicherweise auch rechtliche Risiken mit sich bringen.
Die BAKBAK Bundesarchitektenkammer hat aus diesem Grund an der Erstellung eines One-Pagers der Offensive Mittelstand mitgewirkt, der über das E-Rechnungs-Verfahren und die Vorteile informiert. Der One-Pager stellt kurz die Rechtlage dar, fasst die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung zusammen und bietet praktische Hilfestellungen bei der Einführung. Die Offensive Mittelstand ist ein vom Bundesarbeitsministerium (BMAS) initiierter Zusammenschluss bzw. Initiative von Branchenverbänden, Kammern sowie Arbeitnehmer- und Arbeitgebervereinigungen zur Unterstützung deutscher KMUs, die regelmäßig Umsetzungshilfen und Checklisten zu verschiedenen Themen veröffentlicht.
Weitere (rechtliche) Hinweise
- Ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen bei inländischen Zahlungsvorgängen im B2B Bereich E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren können.
- Ausgenommen sind Kleinstrechnungen (<250 EUR).
- Bis 2026 (bzw. 2027 bei Unternehmen mit Jahresumsatz unter 800.000 EUR im Vorjahr) dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen in alter Form gesendet werden. Ab 2028 sind die neuen Vorgaben an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
- Bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber kann man, sofern keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen verfügbar ist oder nur weniger elektronische Rechnungen eingereicht werden, die Rechnungsdaten über eine Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Zum Übertragungskanal Weberfassung: https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/weberfassung/
- Auch gibt es Webseiten, auf denen man im Dialog Rechnungen direkt als E-Rechnung erstellen kann. Für den Empfang einer E-Rechnung ist eine geeignete Software oder zumindest ein Online-Viewer erforderlich, z.B. https://www.heise.de/download/product/ultramarinviewer https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#upload
- Sinnvoller als eine reine Webseiten-Applikation ist eine zentrale oder dezentrale Lösung, über die die Rechnungsstellung, Rechnungsempfang und -archivierung erfolgt. Viele Buchhaltungssoftwares (z.B. DATEV, Sage oder Lexware) und spezielle AVAAVA Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung-Anwendungen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder Büromanagement-Software für Planungsbüros (BMSP) bieten entsprechende Lösungen bereits an oder entwickeln derzeit Lösungen.