Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1.1.2025, mit Übergangsregelungen bis 2028, müssen alle Unternehmen für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten sowie rechtssicher archivieren können.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen Format (strukturierter XML-Datensatz) erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung nach EUEU Europäische Union-Richtlinie 2014/55 ermöglicht.
Standardisierte Formate in Deutschland sind „ZUGFeRD“-Rechnungen als sogenanntes hybrides Format sowie die „XRechnung“ als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Wichtig: Eine reine PDF-Datei gilt somit nicht als E-Rechnung!
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bringt erhebliche Vorteile mit sich. Durch automatisierte und fehlerfreie Übernahme der Rechnungsdaten in Abrechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, sorgt sie für effizientere Workflows mit besserer Zuverlässigkeit und Verarbeitung, ermöglicht verlässliche Prüfung und Kontrolle und hilft so, Kosten und Zeit zu sparen.
Die E-Rechnungspflicht und die Vorteile der E-Rechnung sind bei vielen Freiberuflerbüros zum Jahresbeginn 2025 noch zu wenig bekannt, auch wenn die Umstellung des Rechnungswesens einiges an Herausforderungen mit sich bringen kann.
Die BAKBAK Bundesarchitektenkammer hat aus diesem Grund an der Erstellung eines One-Pagers der Offensive Mittelstand mitgewirkt, der über das E-Rechnungs-Verfahren und die Vorteile informiert. Der One-Pager stellt kurz die Rechtlage dar, fasst die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung zusammen und bietet praktische Hilfestellungen bei der Einführung.
Die Offensive Mittelstand ist ein vom Bundesarbeitsministerium (BMAS) initiierter Zusammenschluss bzw. Initiative von Branchenverbänden, Kammern sowie Arbeitnehmer- und Arbeitgebervereinigungen zur Unterstützung deutscher KMUs, die regelmäßig Umsetzungshilfen und Checklisten zu verschiedenen Themen veröffentlicht.
Weitere (rechtliche) Hinweise
- Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
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Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinstrechnungen (<250 EUR).Bis 2026 (bzw. 2027 bei Unternehmen mit Jahresumsatz unter 800.000 EUR im Vorjahr) dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen in alter Form gesendet werden. Ab 2028 sind die neuen Vorgaben an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
- Browser-Lösungen
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Für den Empfang einer E-Rechnung ist eine geeignete Software oder zumindest ein Online-Viewer erforderlich. Der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen hat eine Übersicht der eRechnungs-Viewer und -Validatoren veröffentlicht: https://www.bvbs.de/erechnung/
Exemplarische Tools, um E-Rechnungen lesen, sind:
https://invoice-viewer.de/
https://www.papierkram.de/e-rechnung/e-rechnung-viewer-kostenlos
https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#uploadWenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben, ist es verständlich, dass Sie kein teures Faktura- oder Buchhaltungsprogramm anschaffen möchten. In diesem Fall können Webseiten helfen auf denen man direkt im Browser E-Rechnung erstellen kann (z.B. https://tools.pdf24.org/de/rechnung-erstellen). Eine Linksammlung zu kostenlosen E-Rechnungstools gibt der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V: https://www.vgsd.de/linksammlung-kostenlose-e-rechnungs-tools/
- Software-Lösungen
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Denken Sie aber daran, dass Selbstständige jede Art von elektronischen Belegen (auch herkömmliche PDFs) revisionssicher elektronisch archivieren müssen. Sinnvoller als eine reine Webseiten-Applikation ist eine Software-Lösung, über die Rechnungsstellung, Rechnungsempfang und -archivierung erfolgen. Die meisten Buchhaltungssoftwares (z.B. DATEV, Sage oder Lexware), spezielle AVAAVA Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung-Anwendungen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder Büromanagement-Software für Planungsbüros (BMSP) beinhalten entsprechende Lösungen bereits. Es gibt auch erschwingliche, teils sogar kostenlose Faktura-Programme oder kostenfreie Einstiegsversionen, deren Einsatz wahrscheinlich viel Zeit und Nerven sparen.
- Rechnungsprüfung in der Objektüberwachung
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Rechnungsprüfung: Wenn Architekten im Rahmen der Objektüberwachung eingehende Rechnungen der bauausführenden Gewerke im Auftrag des Bauherrn prüfen und ggf. korrigieren wollen, so gibt es bei der E-Rechnung folgendes zu beachten:
Die Berichtigung einer Rechnung kann grundsätzlich nur durch den Rechnungsaussteller selbst vorgenommen werden. Bei einer E-Rechnung muss eine Berichtigung ebenfalls unter Verwendung des entsprechenden E-Rechnungstyps erfolgen. Daher empfiehlt es sich, die Rechnungsstellung erst nach einer Abnahme einer „pro forma Rechnung“ durchzuführen. D. h. es werden die Leistungen und Preise dem Leistungsempfänger übermittelt, dieser bestätigt oder berichtigt die Angaben, spielt diese Informationen zurück und daraufhin wird erst die umsatzsteuerrechtliche Rechnung erstellt.