Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) trat am 2.7.2023 in Kraft und will einen umfassenden Schutz von Whistleblowern vor Repressalien sicherstellen. Das Gesetz dient dem Schutz von natürlichen Personen, welche im Zusammenhang mit ihren beruflichen Tätigkeiten Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Fällt die Meldung in den Schutzbereich des Gesetzes (z.B. Geldwäsche, Umweltschutz, Terrorismusfinanzierung, Verbraucherschutz, Datenschutz, Schutz der Rechte von Beschäftigten), dann sind jegliche Repressalien gegen die hinweisgebende Person (=sog. Whistleblower) verboten.
Für wen gilt das Gesetz?
- Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten mussten die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits zum 2.7.2023 umsetzen.
- Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle und sichere interne Hinweisgebersysteme installieren und betreiben und bekommen dafür eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt.
- Existiert keine Meldestelle, droht eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro.
Das Gesetz sieht folgende Maßnahmen vor:
- Whistleblower müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
- Die Meldestelle muss von einer unabhängigen und fachkundigen Person betrieben werden und für die Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldestellen und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen EUEU Europäische Union-Stellen bereithalten.
- Die Meldestellen haben die Anonymität der hinweisgebenden Person, der Personen, welche Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren. Ein anonymer Meldekanal ist aber keine Pflicht.
- Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen.
- Binnen 3 Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren, bspw. über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung einer Meldung an eine zuständige Behörde, etwa eine Strafverfolgungsbehörde.
- Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen neben internen Hinweisstellen wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet. Die Bundesländer können darüber hinaus eigene Meldestellen einrichten.
- Whistleblower können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten.
- Keine Pflicht der Meldestelle, anonymen Hinweisen nachzugehen.
- Zum Schutz der Whistleblower vor „Repressalien“ enthält das Gesetz eine weitgehende Beweislastumkehr: Wird ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit „benachteiligt“, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Zudem kommen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers in Betracht.
Es kann ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten dürfen für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle betreiben.
Am Markt verfügbar sind Whistleblowing Software Systeme (z.B. dgc-integrity.de, LegalTegrity.com, NavexWhistleB, auditFactory.de, Hintbox, whistle.law, whistleblowersoftware.com, …), um ein webbasiertes Meldesystem im Büro aufzubauen. Zum Teil handelt es sich um reine Softwaresystem, die einen anonymen Meldekanal sicherstellen und als Hyperlink in die Webseite eines Architekturbüros eingebunden werden können. Mit Kosten je nach Bürogröße von 50 bis 200 EUR pro Monat ist zu rechnen. Teilweise besteht auch die Möglichkeit, gegen Aufpreis eine „Ombudsperson“ gegen Gebühr hinzu zubuchen zum Vorfiltern der Hinweise sowie einer rechtlichen Bewertung und Folgeabschätzung.
Auch Rechtsanwaltskanzleien (leicht zu finden via Google Suche) haben sich spezialisiert auf die Übernahme und Organisation der internen Meldestelle. Diese rechnen aber in der Regel neben einer Grundgebühr von 100 – 200 EUR pro Monat auch ein anwaltliches Stundenhonorar ab, wenn ein Meldefall vorliegt.
